WEB MANUAL
問い合わせ内容の確認
問い合わせ内容の確認
このページでは、Contact Form 7で受信した問い合わせ内容を確認する方法について説明します。
問い合わせ受信の流れ
ECore Webサイトでは、以下の流れで問い合わせが処理されます：
-
顧客がフォーム送信
Webサイトのお問い合わせフォームから送信 -
自動メール送信
設定されたメールアドレスに問い合わせ内容が送信 -
管理者が確認・対応
受信したメールを確認し、適切に対応
受信メールの確認
受信メールアドレス
現在設定されている受信先メールアドレスを確認：
-
Contact Form 7管理画面にアクセス
左側メニューから「お問い合わせ」をクリック -
フォームを選択
確認したいフォームのタイトルをクリック -
「メール」タブをクリック
メール設定タブを選択 -
送信先を確認
「送信先」欄に設定されているメールアドレスを確認
受信メールの内容構成
受信メールには以下の情報が含まれます：
法人向けお問い合わせの場合
- 会社名
- お名前（担当者名）
- メールアドレス
- 電話番号
- お問い合わせ種別
- お問い合わせ内容
- 送信日時
個人向けお問い合わせの場合
- お名前
- メールアドレス
- お問い合わせ種別
- お問い合わせ内容
- 送信日時
メール確認時のポイント
確認すべき項目
- 送信者情報：正しく入力されているか
- 問い合わせ種別：適切な分類か
- 内容の緊急度：優先度の判断
- 返信方法：メールか電話か
- 必要な情報：追加で確認が必要な内容
対応優先度の判断基準
緊急（即日対応）
- 製品の安全に関する問題
- 初期不良の報告
- 大口取引の見積もり依頼
通常（3営業日以内）
- 一般的な製品問い合わせ
- カタログ・資料請求
- 展示会・セミナー関連
低（1週間以内）
- 一般的な企業情報問い合わせ
- 採用関連（対象外の場合）
- その他の情報提供依頼
返信・対応方法
メールでの返信
-
件名を設定
「Re: お問い合わせありがとうございます」等、わかりやすい件名 -
丁寧な挨拶
お問い合わせに対する感謝とお名前での宛名 -
問い合わせ内容への回答
具体的で分かりやすい回答 -
追加情報の提供
関連資料やWebページのご案内 -
フォローアップの案内
さらなる質問がある場合の連絡方法
電話での対応
緊急性が高い場合や詳細な説明が必要な場合：
- メールで電話連絡の旨を返信
- 都合の良い時間帯を確認
- 電話対応後もメールで要点を送信
問い合わせ管理の効率化
メールフォルダの整理
- 未対応：受信した未対応の問い合わせ
- 対応中：返信済みだが継続対応中
- 完了：対応完了した問い合わせ
- 保留：社内検討等で保留中
返信テンプレートの活用
よくある問い合わせには定型文を準備：
資料請求対応
【件名】カタログ送付のご案内
○○様
この度は弊社製品にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
ご依頼いただきましたカタログを添付ファイルにてお送りいたします。
※PDF添付またはダウンロードリンクを提供
見積もり依頼対応
【件名】お見積もりについて
○○様
お見積もりのご依頼をいただき、ありがとうございます。
詳細な仕様を確認させていただきたく、以下についてお教えください：
・使用予定数量
・納期のご希望
・配送先住所
詳細確認後、2-3営業日でお見積書をお送りいたします。
問い合わせデータの活用
集計・分析のポイント
- 問い合わせ種別の傾向：どの分野が多いか
- 製品への関心度：人気製品の把握
- 対応時間：返信までの平均時間
- 顧客属性：法人・個人の比率
改善へのフィードバック
- よくある質問をWebサイトのFAQに追加
- 不明瞭な製品説明の改善
- 問い合わせフォームの項目見直し
- 返信テンプレートの改良
セキュリティ対策
スパム対策
- 明らかなスパムメールの識別
- 不審な問い合わせへの対応注意
- 個人情報の適切な取り扱い
情報管理
- 顧客情報の社外持ち出し禁止
- 返信時のBCC/CC設定確認
- 定期的なメール削除・アーカイブ
個人情報の取り扱い
問い合わせで取得した個人情報は、プライバシーポリシーに従って適切に管理してください。不要になった情報は速やかに削除し、第三者への情報提供は慎重に判断してください。
トラブルシューティング
メールが届かない場合
- 迷惑メールフォルダの確認
- 受信メールアドレスの設定確認
- サーバーのメール送信設定確認
- Contact Form 7の設定見直し
文字化けが発生する場合
- 文字エンコーディング設定の確認
- メールクライアントの設定確認
- 特殊文字の使用確認